FOIRE AUX QUESTIONS

Vous vous posez quelques questions sur l’externalisation de la transcription de documents ? Vous trouverez certainement des réponses ci-dessous :

Q : J’ai déjà une secrétaire, qui gère mon administratif. Pourquoi ferais-je appel à vous ?

R : Votre secrétaire doit gérer plusieurs tâches : l’accueil physique, gérer les appels téléphoniques, prendre les rendez-vous, être l’interface entre vous et vos clients/patients. Elle ne peut pas traiter autant de volume d’enregistrements qu’une professionnelle spécialisée dans cette activité. Partant du principe qu’accomplir plusieurs activités simultanées ne permet pas d’avoir une concentration optimale pour chacune d’entre elles, nous réalisons uniquement de la transcription de documents. Lorsque nous traitons un de vos enregistrements, nous ne faisons rien d’autre en même temps. Le travail est donc réalisé plus rapidement.

Q : La confidentialité est-elle respectée ?

R : Même si la réalisation de nos prestations s’effectue à distance, nous sommes soumis au même secret professionnel qu’une secrétaire sur site. Nous nous engageons à respecter ce principe, présent dans nos Conditions Générales de Vente. Nous n’aurions d’ailleurs aucun intérêt à ne pas respecter ce secret professionnel : vous ne seriez pas satisfait, et le feriez savoir autour de vous. Nous aurions donc plus à y perdre qu’à y gagner. Néanmoins, si vous le souhaitez, sur simple demande de votre part, nous pouvons établir une charte de confidentialité. 

Q : J’utilise habituellement une mise en page particulière. Vais-je devoir abandonner ?

R : Nous nous adaptons à vos habitudes. Si vous utilisez une mise en page particulière, une en-tête, une police d’écriture spécifique, nous vous invitons à nous en faire part. Laissez nous vos consignes, vous aurez ainsi l’assurance de bénéficier d’un service sur-mesure, sans changer vos habitudes.

Q : Vous ne faites qu’écrire ce que vous entendez. Un logiciel de reconnaissance vocale ne pourrait-il pas vous remplacer ?

R : La transcription de document est une profession qui exige des compétences et de l’expérience. La transcription médicale, en particulier, nécessite une connaissance avancée de la terminologie médicale. Nous sommes familiarisés avec les noms des médicaments, les termes anatomiques, etc., grâce à une pratique à long terme. Un logiciel de reconnaissance vocale nécessite de passer un certain nombre d’heures à lui apprendre à reconnaître votre voix, déceler votre intonation. Il ne comprend pas ce qu’il écrit, mais se sert du contexte. Le taux d’erreurs est donc plus élevé que lorsque le travail est effectué par un être humain. Par ailleurs, une relecture minutieuse des documents est obligatoire pour corriger ces erreurs. Dans ce cas, à quel moment gagnez-vous du temps ? En faisant appel à une professionnelle de la transcription audio, vous recevez vos documents prêts à être utilisés. 

Q : Les échanges de fichiers sont-ils sécurisés ?

R : La plupart du temps, ces échanges se font par mail, toujours dans l’optique de gagner du temps. Jusqu’à présent, nous n’avons jamais rencontré de souci à ce sujet. Il est cependant tout à fait possible que ces échanges se réalisent via un espace sécurisé sur le web. Dans ce cas, nous utilisons quelquefois la Dropbox, mais le plus souvent We Transfer, qui ne nécessite pas la création d’un compte. 

Q : Combien de temps vais-je recevoir mes documents après l’envoi des enregistrements ?

R : Concernant les délais, il faut distinguer 2 cas :

  • Vos besoins en retranscription concernent un enregistrement de réunion, d’entretien, un CE, etc : le délai moyen est 1 journée pour 1 heure d’enregistrement.
  • Vos besoins en retranscription concernent des dictées médicales numériques (autres que des expertises) : vous recevez vos documents dans la journée (ou le lendemain pour les enregistrements reçus après 15 h ou durant plus de 30 mn)

Q : Comment commence-t-on ?

R : Remplissez le formulaire de demande de renseignements . La suite est très simple :

  1. Nous passons ensemble en revue vos besoins (par mail ou lors d’un entretien téléphonique, suivant votre disponibilité)
  2. Nous vous faisons parvenir un devis détaillé, reprenant les éléments de votre demande, accompagné de nos Conditions Générales de Vente
  3. Si ce devis vous convient, vous nous retournez les documents signés
  4. Notre collaboration peut commencer immédiatement

Q : Vous avez de nombreux concurrents en ce qui concerne l’externalisation de la transcription. Comment être sûr que je choisis la bonne personne ?

R : Pour vous convaincre de la qualité de nos services, nous vous proposons de les tester. Vous recevrez gratuitement la retranscription de 10 minutes de fichier(s) audio(s).