Vous avez établi un devis à un prospect et avez remporté le marché. Une fois la vente Frappe & Clic - votre secrétaire indépendante - quand et comment établir une factureréalisée, ou la prestation effectuée, il vous faut établir une facture.

  • Quand devez-vous la réaliser ?
  • Quelles sont les mentions légales à y faire figurer ?

Suivez le guide…

Une facture, qu’est-ce que c’est ?

La facture est un document comptable établie par un professionnel pour établir les conditions d’achats et de ventes de produits ou de services.

Pour toute transaction commerciale entre professionnels, établir une facture est obligatoire. Pour les particuliers, c’est un peu différent.

 

  1. Entre professionnels

La facture doit être établie en deux exemplaires: l’un est remis au client, l’autre est conservé par le vendeur.

Elle doit être remise au client dès la réalisation de la vente (donc au moment de la livraison de la marchandise ou de son enlèvement par le client) ou dès la fin de l’exécution d’une prestation de service.

 

Les factures émises doivent faire apparaître :
  • L’identité du vendeur et celle du client :

– Le nom du vendeur ou prestataire, celui du client, et leurs adresses respectives

– Le numéro SIREN du vendeur

– Suivi de la mention RCS accompagnée du nom de la ville du Greffe du Tribunal de commerce où il est déclaré s’il y a déclaration au Registre du Commerce et des Sociétés

– Le cas échéant, suivi immédiatement et lisiblement, de la mention : « dispensé d’immatriculation en application du V de l’article 19 de la loi n°96-603 du 5 juillet 1996 relative au développement du commerce et de l’artisanat »

– La forme juridique et le montant du capital social si le vendeur agit en société

  • Le numéro d’identification de l’assujettissement à la TVA:

– Pour les opérations en France, le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur

– Pour les opérations réalisées avec des clients de pays membres de la Communauté Européenne, le numéro individuel d’identification intracommunautaire du vendeur et celui de son client

 

  • Le numéro et la date d’établissement  de la facture

 

  • Les modalités de la transaction :

– La date de la vente (en général identique à celle de la facture, sauf en cas de facturation périodique, par exemple à la fin de chaque mois pour une prestation de services)

– La quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes et le taux de TVA pour chacun des biens livrés ou services rendus

– La date à laquelle la transaction est effectuée ou terminée

– Par taux d’imposition : le total HT et la taxe correspondante

– Toutes les remises, rabais, promotions, ristournes, etc

– La date à laquelle la facture devra être réglée (par exemple, à 30 jours fin de mois)

– La mention d’acomptes, s’il y en a eu

– Les conditions d’application des pénalités de retard et leur taux

– La mention « TVA non applicable, article 293-B du CGI » lorsque le vendeur bénéficie de la franchise de TVA (les micro-entrepreneurs, par exemple)

– La mention d’acceptation des règlements par chèques lorsque le est adhérent d’un Centre de gestion agréé

2. Avec les particuliers

Établir une facture n’est pas obligatoire pour les ventes de biens aux particuliers (sauf sur demande du client), pour les ventes à distance, ou les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA.

Pour les prestations de services réalisées pour des particuliers, une note (équivalent à une facture) doit leur être remise si elle est égale ou supérieure à 25 euros. Dans le cas contraire, elle n’est pas obligatoire mais elle doit être délivrée si le client en fait la demande.

Celle-ci doit être établie en double exemplaire : l’original est remis au client, l’autre est conservée par le vendeur.

Les mentions obligatoires sont :

  • La date de la note
  • L’identité du vendeur (nom et adresse)
  • Le nom du client, sauf opposition de sa part
  • La date et le lieu d’exécution de la prestation
  • La quantité, dénomination précise et prix unitaire de chaque prestation fournie
  • La  somme totale à payer.

 

Les  factures doivent être conservées pendant 10 ans.

Tout comme pour vos devis, votre secrétaire indépendante peut se charger d’établir vos factures. Je vous propose, en plus, de mettre en place un tableau de suivi, de vos devis et factures, avec des dates de relance à effectuer. 

La date des devis à relancer = plus de clients potentiels.

La date des relances pour les factures = plus de règlement en attente pendant des semaines (et donc moins de stress).

Vous êtes intéressé ? Contactez-moi grâce à la rubrique contact, par la fenêtre de tchat, ou au 06.43.36.64.50

Quand et comment établir une facture ?